解決方案

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流程優化解決方案

流程優化的主要途徑是設備更新、材料替代、環節簡化和時序調整。大部分流程可以通過流程改造的方法完成優化過程。對于某些效率低下的流程,也可以完全推翻原有流程,運用重新設計的方法獲得流程的優化。

(一)流程改造

在工作過程中一般遇到難以采用設備更新和材料替代優化流程時,往往采取以下措施:

1.取消所有不必要的工作環節和內容

有必要取消的工作,自然不必再花時間研究如何改進。某個處理、某道手續,首先要研究是否可以取消,這是改善工作程序、提高工作效率的最高原則。

2.合并必要的工作

如工作環節不能取消,可進而研究能否合并。為了做好一項工作,自然要有分工和合作。分工的目的,或是由于專業需要,為了提高工作效率;或是因工作量超過某些人員所能承受的負擔。如果不是這樣,就需要合并。有時為了提高效率、簡化工作甚至不必過多地考慮專業分工,而且特別需要考慮保持滿負荷工作。

3.程序的合理重排

取消和合并以后,還要將所有程序按照合理的邏輯重排順序,或者在改變其他要素順序后,重新安排工作順序和步驟

在這一過程中還可進一步發現可以取消和合并的內容,使作業更有條理,工作效率更高。

4.簡化所必需的工作環節

對程序的改進,除去可取消和合并之外,余下的還可進行必要的簡化,這種簡化是對工作內容和處理環節本身的簡化。

(二)重新設計新流程

如果決定采用重新設計的方法優化流程,可按以下步驟進行:

1.首先要充分理解現有流程,以避免新設計中出現類似的問題。

2.集思廣益,奇思妙想,提出新思路。

3 .思路轉變成流程設計。對新提出來的流程思路的細節進行探討。不以現有流程設計為基礎,堅持“全新設計”的立場,反復迭代,多次檢討,深入到一定細節的考慮,瞄準目標設計出新的流程。

4 .新流程設計出來之后,應該通過模擬它在現實中的運行對設計進行檢驗。流程圖是一個描述新流程的理想手段,檢驗前應畫出流程圖。

條件編輯

流程的優化和改進需要一定的條件。要做好優化,需要把握和創造條件。

(一)外部條件

從外部條件的需要看,要建立在設備的完善或工藝水平的提高的基礎上。

(二)內部條件

從內部條件的需要看,要建立在對流程內在機理進一步研究的基礎上。

內容編輯

流程設計涉及到工期優化、工藝優化、成本優化、技術優化、質量優化等優化指標。進行流程優化時,應根據需要,針對某一個或多個指標進行優化。

(一)工期優化

(二)工藝優化

(三)成本優化

(四)技術優化

(五)質量優化

方法編輯

鷹騰咨詢“管理上市”系列叢書之《上市·策》中指出,目前流行的流程優化主要有以下幾種方法:

1.標桿瞄準法

標桿瞄準法/基準化分析法(benchmarking,BMK),又稱競標趕超、戰略競標,是將本企業各項活動與從事該項活動最佳者進行比較,從而提出行動方法,以彌補自身的不足。

2.DMAIC模型

DMAIC模型是實施6sigma(6σ)的一套操作方法。

DMAIC是6σ管理中最重要、最經典的管理模型,主要側重在已有流程的質量改善方面。所有6σ管理涉及到的專業統計工具與方法,都貫穿在每一個6σ質量改進項目的環節中。

3.ESIA分析法

所有企業的最終目的都應該是為了提升顧客在價值鏈上的價值分配。重新設計新的流程以替代原有流程的根本目的,就是為了以一種新的結構方式為顧客提供這種價值的增加,及其價值增加的程度。反映到具體的流程設計上,就是盡一切可能減少流程中非增值活動調整流程中的核心增值活動。其基本原則就是ESIA。

4.ECRS分析法

ECRS分析法,即取消(eliminate)、合并(combine)、重排(rearrange)、簡化(simplify)。

5.SDCA循環

SDCA循環就是標準化維持,即“標準、執行、檢查、總結(調整)”模式,包括所有和改進過程相關的流程的更新(標準化),并使其平衡運行,然后檢查過程,以確保其精確性,最后作出合理分析和調整使得過程能夠滿足愿望和要求。

三重境界編輯

一、 流程優化前的工作

我們應該靜下思考一下,目前的流程運行是否順暢?流程的績效是否滿足企業戰略和經營的最新要求?

我們都知道,流程管理是一種以規范化的構造端到端的卓越業務流程為中心,以持續提高業務績效為目的的系統化方法。既然流程是以業務績效為根據目的,那么對流程進行優化和提升也應該是長期的重要工作內容。

據了解,如果流程在運行六個月之后,如果無人管理和優化,流程將逐步變得難以使用,大多數流程在一年的時間內就將癱瘓停滯。由此可見,流程是具有一定的生命周期,也是具有流程梳理、流程設計、開發、調試、部署、維護、優化乃至淘汰的一系列過程。因此,我們應該階段性的對流程進行評估和監控,通過不斷發展、完善、優化業務流程保持企業的高效運營,也即是需要開展流程優化的工作。

在此需要強調的是,流程優化,并不推薦全面優化,企業可以根據實際情況選擇核心的業務流程逐步優化提升。核心流程是對創造顧客價值最為重要的部門或者作業環節,如吸引顧客、訂貨管理、電話服務響應流程、顧客服務與支持或開發新產品等流程,它們直接關系顧客的滿意程度與愉悅度。與此相對應,諸如融資、預算、人力資源管理、信息系統等流程屬于輔助流程,對核心流程起支持作用,它們與提高顧客滿意度是一種間接的關系,對于輔助流程,只需要保障順暢的運行即可,企業不必投入過高的成本進行優化和提升。

那么,該如何進行流程優化呢?首先需要對流程進行評估工作。當然也可以參考Paul Harmon于2004年提出流程成熟度模型(BPMM,Business Process Maturity Model)。參考CMMI的流程能力分級情況,結合流程在企業中的實際運用水平,對流程能力劃分為五個等級。

初始級:即流程部分制度化,做事沒有固定規矩,靠直覺,興之所至,沒有計劃。

經驗級:即流程已經制度化,依托于過往經驗形成參考,有計劃。

規范級:流程已經規范化,有嚴格的規范措施,保障資源,清晰的權限結構,員工可以參考執行。

度量級:已經實現了對流程通過量化和統計技術進行管理,和企業運營、組織績效緊密相關,已經可以讓組織具備更強的市場競爭力。

卓越級:流程已經可以實現對戰略的完整支撐,流程運營效率已經可以達到同行業的先進水平,可以成為區域性的標桿。

目前,大多數的企業流程處于經驗級和規范級的能力水平,即已經建立了規范的流程指引,部分流程也實現了電子化審批,有相關的流程專員進行梳理推行。對于流程能力具體所處的等級,我們可以從文化、管理、技術等多個維度進行界定和分析,評估流程目前所處的等級,確定未來優化所需要達到的等級,以此不斷的提升流程運行效率。

二、 流程優化的三種策略

那么,在完成了流程評估的第一步工作之后,流程優化該怎樣具體進行呢?流程優化可以依據PPS三種策略進行優化,即分別是基于績效(Performance)、過程(Process)以及戰略(Strategy)的三種策略,而這三種策略也就構成了流程優化的三重境界。

核心問題編輯

常見問題

(一)管理流程和業務流程混為一談;

(二)核心業務流程不清晰,核心業務流程受到職能的不合理制約,導致流程不順暢;

(三)核心業務流程不是以客戶、市場為關注焦點,不利于提高企業市場競爭力;

(四)核心業務流程不順暢,導致研發、生產和營銷不匹配,整體效率低下;

(五)流程人為分割,各自為政,造成浪費現象嚴重;

(六)工作流不暢,工作方法經驗化,協調多;

(七)采購業務環節控制不力,導致采購成本高、質量下降;

(八)物流配送流程不合理,導致供貨周期長,客戶不滿意;

(九)對管理信息系統缺乏統一規劃,領導重視程度不夠;

(十)企業信息化管理平臺建設失敗。

解決思路

(一)幫助企業對業務流程、戰略、組織職能,信息化水平綜合診斷分析;

(二)理清管理流程和業務流程;

(三)對企業原有核心業務與管理流程進行梳理和評價;

(四)為企業提供業務、管理流程優化培訓;

(五)進行業務流程重組、設計與優化,建立以市場、客戶為導向的工作流程;

(六)疏通企業信息流、工作流,滿足業務需要;

(七)幫助企業建立信息化管理平臺,提高快速反應能力;

(八)協助企業軟件選型,配合軟件廠商實施信息化管理。

(九)圍繞流程制定管理制度和作業規程與操作規程。

預期收益

(一)建立一個以客戶、市場為導向的業務,管理流程體系;

(二)核心業務、管理流程清晰、簡潔,工作效率提高;

(三)工作方法優化,提高了工作質量與效率;

(四)流程順暢,無效勞動減少,成本降低;

(五)工作流、信息流順暢,運營成本易于控制;

(六)減少不必要的流程環節,提升效率;

(七)基礎管理規范,信息化管理實施成功;

(八)業務流程的關鍵控制點加強,對工作的結果更加可控,目標更易達成。


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